Tag U Um é Monólogo, Dois é Acareação, Três é Colaboração!

Cada dia que passa, tenho mais certeza que precisamos fazer algo urgente para resolvermos o que chamamos de “caos do email”. Hoje em dia é normal alguns funcionários receberem de 50 a 100 email por dia. Isso sem falar nas pessoas que possuem cargos gerenciais, que deve passar de centenas de emails diários. Semana passada, recebi dois emails que descrevem bem o  caos do email em que vivemos.  O primeiro era um email com uma única frase: “Você estará em Brasília essa semana?”.  O outro era um email para mais de 10 pessoas com anexos totalizando 50 Mb com o seguinte texto: “Para conhecimento de todos segue os documentos que gerei na reunião com o cliente…”.  Esses casos me comprovam que está na hora de mudarmos a cultura das empresas de utilizar correio eletrônico para diversos fins, tais como:  meio de formalização e histórico de comunicação entre as pessoas, meio de compartilhamento de arquivos, até mesmo como meio de transmissão de mensagens curtas e síncronas. Com o tempo as empresas/pessoas vão descobrindo outras ferramentas de colaboração, tais como: Ferramentas de Mensagem Instantâneas, Sistemas de Colaboração de Equipes e mais atualmente ferramentas de Redes Sociais.

Todavia as ferramentas citadas anteriormente, não facilitam a geração do histórico do processo colaborativo. Para explicar isso, imagina a seguinte situação: você está em uma atividade com mais de 2 pessoas.  Para alcançar o objetivo dessa atividade, vocês trocam emails, documentos e mensagens instantâneas. Depois de de 2 semanas entra alguém novo nessa atividade. O que você faz para atualizar essa pessoa do que foi feito? No final acaba dando foward dos emails e documentos trocados anteriormente, correto? Bem, nos últimos anos papas no assunto de colaboração tem defendido o conceito de que pessoas colaboram em relação ao que chamamos de atividades (algo maior que um tarefa, mas que é menor do que um projeto). Para alcançarmos o objetivo de uma atividade, realizamos um processo informal de troca de conhecimento, que nada mais é do que chamamos de colaboração entre as pessoas.  Uma das ferramentas que implementam esse conceito de colaboração orientada a atividades é o Activities do Lotus Connections, que permite gerar um histórico de tudo que é realizado em uma atividade, desde emails, documentos, tarefas, até mensagem instantânea. O legal é que o activities do Connections permite que você adicione emails e mensagens direto da sua ferramenta de colaboração, sem necessidade de salva-los como arquivo e depois fazer upload no site do connections.  Para quem quiser conhecer mais sobre o conceito de colaboração baseado em atividades, e entender como isso pode minimizar o caos do email que enfrentamos hoje, segue link de uma apresentação realizada no Lotusphere de 2006, e segue um artigo publicado no IBM Journal of Research and Development sobre activity-centric collaboration. No próximo post coloco um video demonstrando um pouco esse conceito.